Julia Collard & Sven Schnitzler
Der Zeitpunkt für eine Home Office Regelung ist … jetzt

Der Zeitpunkt für eine Home Office Regelung ist … jetzt

#67 Gastbeitrag von Kathrin Hartmann, Rechtsanwältin & Inhaberin von Culture your System

Warum Sie jetzt Home Office in Ihrem Unternehmen einführen sollten, erfahren Sie hier.

Das Bundesministerium für Arbeit plane ein gesetzlich verankertes Recht auf Arbeit im „Home Office“, so „Der Spiegel“ Anfang des Jahres. Unternehmen müssten danach grundsätzlich dem Wunsch eines Mitarbeiters, im Home Office zu arbeiten, nachkommen.

Die Argumente für die Einführung von Home Office sind allseits bekannt. Ein für die Fach- und Führungskräfte attraktives Unternehmen wird mit der Einführung von Home Office nicht abwarten, bis der Gesetzgeber einen Anspruch der Mitarbeiter begründet. Wird der gesetzliche Anspruch normiert, so sind Unternehmen verpflichtet, Home Office einzuführen. Sie handeln ab diesem Zeitpunkt nicht mehr freiwillig.

Spätestens jetzt ist daher der Zeitpunkt für Unternehmen gekommen, mobiles Arbeiten proaktiv und aus Eigenantrieb heraus – eben freiwillig – anzugehen. Sie zeigen damit Ihren Mitarbeitern, dass Sie zukunftsfähig sind und „Home Office“ nicht nur wegen eines gesetzlichen Anspruchs – einer Pflicht – umsetzen. Gegen ein Zuwarten der gesetzlichen Normierung spricht weiter: Die Einführung von „Home Office“ ist ein Prozess. Bevor Sie Home Office ermöglichen, sind einige Fragen zu klären und es gibt eine Reihe von Aufgaben. Sie werden hierfür ins Gespräch und die Diskussion gehen, technische Voraussetzungen schaffen, Ihre Prozesse und Ihre Zusammenarbeit überdenken und sich probieren. Sie gestalten nur dann nachhaltig, wenn Sie sich mit den konkreten Bedürfnissen befassen, sich ausprobieren und entwickeln.

 

Welcher Arbeitgeber wollen Sie sein?

Wollen Sie der Arbeitgeber sein, der seinem Mitarbeiter Home Office gewähren muss, nachdem der Mitarbeiter das beantragt, weil ein Gesetz ihm das Recht gibt? Oder wollen Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität ermöglichen und einen Rahmen gestalten, in dem Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich handeln?

 

Bei welchem Arbeitgeber wollen Mitarbeiter – Ihre Mitarbeiter – arbeiten?

Für welchen Weg Sie sich entscheiden, ist eine Frage der Unternehmenskultur – Ihrer Unternehmenskultur. In beiden Fällen werden Sie sich mit den gleichen inhaltlichen Fragen beschäftigen, die es im Zusammenhang mit der Einführung von Home Office zu beleuchten gilt. Denn es ist in keinem Fall damit getan, dem um Home Office bittenden Mitarbeiter einen Zugang zur IT von zu Hause aus einzurichten. Einen Überblick, an was Sie alles denken sollten, gibt Ihnen diese Checkliste (https://cultureyoursystem.de/2019/03/30/checkliste-mobiles-arbeiten/).

 

Also warum machen Sie es nicht gleich richtig und gehen das Projekt „mobiles Arbeiten“ jetzt nachhaltig an?

Jetzt bleibt genügend Zeit zu erarbeiten, wie „Home Office“ in Ihrem Unternehmen aussehen kann, welche Bedürfnisse Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter haben. Sie haben jetzt die Möglichkeit – gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern – das Thema zu gestalten. Denn ja, auch beim Thema „Home Office“ gibt es diverse Gestaltungsmöglichkeiten:

Die Gestaltung beginnt schon bei der Frage, wie der Mitarbeiter zum „Home Office“ kommt. Muss er bei der Personalabteilung sein Recht geltend machen und Home Office beantragen (System der Einzelfallgenehmigung)? Oder ermöglichen Sie der Gesamtheit Ihrer Mitarbeiter (bei denen mobiles Arbeiten möglich ist) Flexibilität und Gestaltungsspielraum? Ein Rahmen, innerhalb dessen den Mitarbeitern flexibel mobiles Arbeiten beispielsweise durch ein bestimmtes Kontingent ermöglicht wird, fördert Eigenverantwortung, Teilhabe, Vertrauen und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter. Ihre Teams erarbeiten, wie diese Flexibilität mit den Aufgaben, den Präsenzzeiten, Arbeiten im Team und der Kommunikation untereinander vereinbar ist. Hierdurch entsteht nicht nur Transparenz. Auch die Integration in Arbeitsabläufe und Prozesse ist durchdacht.

Bei der Gestaltung beleuchten wir auch die Frage: Wollen Sie tatsächlich „Home Office“ einführen? Ja, diese Frage haben Sie richtig gelesen. Denn „Home Office“ bedeutet, der Mitarbeiter hat seinen Arbeitsplatz zu Hause. Beim mobilen Arbeiten dagegen ist es egal, wo Ihr Mitarbeiter seine Arbeit verrichtet. Die Formen unterscheiden sich nicht nur inhaltlich. Nicht aus der Bezeichnung, sondern aus der inhaltlichen Gestaltung Ihrer Regelungen ergeben sich auch unterschiedliche Rechtsfolgen. So ist beim klassischen Home Office die Arbeitsstättenverordnung zu beachten, d.h. Sie müssen u.a. Gefährdungsbeurteilungen in der Wohnung Ihres Mitarbeiters durchführen. Die sog. Alternierend Telearbeit stellt eine Zwischenlösung dar.

Egal welche Form für Ihr Unternehmen die beste Lösung ist: Rechtzeitig muss bedacht werden, dass Sie nicht nur die nötigen Ressourcen an Laptops, Telefonen oder sicheren Zugängen benötigen. Ihre IT muss dies auch bearbeiten und die erforderlichen Service Leistungen bei der späteren Durchführung von mobiler Arbeit bewältigen können.

Ihre Organisation – die Zusammenarbeit/Kommunikation verändert sich mit der Einführung von mobiler Arbeit und Home Office. Wir setzen einen Prozess in Gang, der Zeit für die Teams, den Einzelnen und das Unternehmen benötigt.

Auch bei der „bloßen“ Umsetzung eines Gesetzes werden wir uns diese und weitere Fragen stellen (müssen). Das Projekt Home Office oder mobiles Arbeiten beinhaltet viele Teilaspekte, die sich zum Teil bedingen. Das braucht Zeit und ist mit weiteren Veränderungen verbunden. Ich bin der festen Überzeugung, dass die proaktive und gut durchdachte Erarbeitung des Themas unter Einbindung der Mitarbeiter Ihnen unter vielen Aspekten mehr bringen wird, als das Zuwarten eines Gesetzes und der Genehmigung von Home Office im Einzelfall. Jetzt können wir gestalten und mit Ihren Mitarbeitern erarbeiten, welche Arbeitsbedingungen den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Unternehmens entsprechen. Wir haben genügend Zeit uns auf die Veränderung einzulassen, sie zu diskutieren und vielleicht zu erproben. So kann nicht nur das Projekt, sondern auch die Arbeit miteinander, die Kommunikation untereinander und damit die Arbeit und Zufriedenheit des Einzelnen nachhaltig wachsen.

Wenn wir das Thema mobiles Arbeiten jetzt angehen, schafft das Zufriedenheit bei denjenigen, die sich um die Implementierung kümmern und bei denjenigen, die von mobiler Arbeit profitieren. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt nicht nur zu reagieren und ad hoc Lösungen zu suchen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt sich konkret damit auseinanderzusetzen, was Sie wollen (und vielleicht auch nicht wollen) und wie Sie und Ihre Mitarbeiter mobiles Arbeiten sinnvoll und gewinnbringend einsetzen können.

Mit einer gut durchdachten Einführung schaffen Sie Transparenz bei Ihren Mitarbeitern und fördern die Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und Teilhabe. Mit der Einführung von mobiler Arbeit können Sie jetzt und für die Zukunft Ihre Unternehmenskultur nachhaltig positiv beeinflussen.

Kathrin Hartmann ist Rechtsanwältin und Inhaberin von Culture your System. In Culture your System vereint sie Arbeitsrecht, New Work und die Unternehmenskultur: Modernes Arbeitsrecht will gestaltet werden.

 

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