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Gastbeitrag von Gabriele Kaier, timetac Zeiterfassungssysteme
Mit großer Wahrscheinlichkeit werden sich noch in dieser Legislaturperiode die Änderungen des EuGH-Urteils vom Mai 2019 zur vollständigen, systematischen Zeiterfassung auf das BAG auswirken. Nach diesem Urteil sind auch in Deutschland medial die Wogen hochgegangen. Kritische Stimmen sehen die Verpflichtung zur vollständigen Zeiterfassung für alle ArbeitnehmerInnen als Rückschritt und Einschränkung der Flexibilität beim Arbeiten.
Für uns von TimeTac, die wir Business-Software zur Zeiterfassung entwickeln, sind die Vorbehalte, dass Zeiterfassung nicht mit New Work einhergeht, schwer nachvollziehbar. Zumal wir auch von unseren Kunden aus den verschiedensten Business-Bereichen eine gänzlich andere Rückmeldung aus der gelebten Praxis erhalten.
Doch bevor ich kritische Argumente, die ich rund um Zeiterfassung und New Work gefunden habe, näher beleuchte, möchte ich thematisch kurz darauf eingehen, was unter New Work und agilem Arbeiten eigentlich zu verstehen ist. Dabei möchte ich gar nicht zu weit ausholen, da dieses Thema sehr komplex und schier umfangreich ist. Mein Ziel ist es deshalb, lediglich den Grundgedanken und die Prinzipien in komprimierter Form darzulegen, um im Folgenden zu erkennen, ob New Work theoretisch im Widerspruch zur Zeiterfassung steht.
Was versteht man unter New Work und agilem Arbeiten?
Die Arbeitswelt erfährt seit Jahren aufgrund von Digitalisierung, Konnektivität, Globalisierung und demografischen Veränderungen einen grundlegenden und strukturellen Wandel – New Work ist der Begriff für diese Transformation. Im Zuge des Wandels der Arbeitswelt geht es um die Frage, wie Arbeit innovativ definiert und organisiert werden kann, um weiterhin einen steigenden Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Der Mitarbeiter steht dabei im Zentrum – ihm soll Vertrauen geschenkt werden, um gute und sinnvolle Entscheidungen treffen zu können. Diese Vertrauensarbeit bedingt eine New Work-Kultur, die Offenheit, Fairness und gegenseitigen Respekt fördert. Dafür müssen wiederum Führungsstile nachhaltig verändert werden. New Leadership soll für ein Empowerment am Arbeitsplatz, einen Abbau von Hierarchie und Bürokratie und die Förderung von Leistung und Motivation sorgen.
New Work verändert aber auch die Art der Zusammenarbeit – Kollaboration bedeutet hierbei die Zusammenarbeit mehrerer Personen zur gemeinsamen Problemlösung. Bei dieser hilft die agile Zusammenarbeit, um bessere Ergebnisse zu erzielen. In einer komplexer werdenden Welt lässt sich Komplexität nur mit Agilität bewältigen. Eine neue Form der Agilität ist notwendig, brauchbare Werkzeuge und Entwicklungsrahmen hierfür sind beispielsweise Scrum, Kanban oder Design Thinking.
Wird die Flexibilität der Arbeitsformen durch Arbeitszeiterfassung eingeschränkt?
Auf Basis der oben genannten Aspekte, möchte ich mir ansehen, ob der Grundgedanke und die Prinzipien von agilem Arbeiten durch Zeiterfassung gestört werden und auch andere Sichtweisen auf das Thema einbringen:
Arbeitszeiterfassung stört die Selbstbestimmung
Bei agilen Methoden wie beispielsweise bei Scrum, könnte Zeiterfassung als kontraproduktiv angesehen werden. Denn bei dieser Methode organisieren sich Teams selbst und passen ihr Arbeitspensum der aktuellen Situation an. Kritiker sehen eine strikte Zeiterfassung als Störfaktor, da Sprints wegen der Komplexität der Aufgaben eher mit Referenzgrößen wie beispielsweise Story-Points, gemessen werden und nicht in Arbeitsstunden.
Doch wer sagt, dass Arbeitszeiterfassung die Selbstbestimmung einschränken muss? Britta Redmann, Rechtsanwältin und Expertin für agiles Arbeiten, sieht sie sogar als möglicherweise förderlich für Transparenz und Vertrauen zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Denn auch wenn es nicht auf die Präsenzzeit für den Erfolg der Arbeit ankommt, wird Arbeitszeit noch immer in Arbeitsverträgen organisiert. So kann Arbeitszeiterfassung beiden Seiten, Mitarbeitern und Unternehmen dienen, da die geleisteten Stunden transparent sind und der Vertragsinhalt der vereinbarten Stunden (“arbeitsvertragliche Verpflichtungen”) immer überprüft werden kann. Auf diese Weise kann Arbeitszeiterfassung dazu beitragen, Konflikte gar nicht erst entstehen zu lassen.
In Bezug zu Scrum sieht Britta Redmann gar ein Umdenken als notwendig. Beispielsweise wenn Teams mit Story-Points arbeiten, bei denen der Umfang von Komplexität einer Aufgabe geschätzt wird und nicht der konkrete Zeitaufwand. Es gibt heutzutage unkomplizierte, digitale Methoden, die Zeit zu erfassen. Selbstorganisation, agile Methoden und Selbstbestimmung der Arbeitszeit sind dabei immer noch möglich.
Und es tut sich unweigerlich die Frage auf: Gehört ein gutes Zeitmanagement nicht zum Selbstmanagement dazu und bildet somit die Basis für Selbstverantwortung?
Zeiterfassung dient der Leistungskontrolle und ist ein Zeichen von Misstrauen
Eines der wohl größten Vorurteile generell rund um das Thema Zeiterfassung. Es gibt Arbeitnehmer, die befürchten, dass der Arbeitgeber mit Zeiterfassung ein Überwachungsmittel zur Hand hat, um die Leistung der Mitarbeiter zu kontrollieren.
Hierbei stellt sich die Frage, wie es um die Selbstbestimmtheit und Kultur im Unternehmen steht, die wir in der heutigen Arbeitswelt anstreben, wenn ein Arbeitnehmer den Eindruck hat, kontrolliert zu werden.
Zählt Arbeitszeit oder Arbeitsergebnis? Gleichzeitig stellt sich die Frage, warum wir die Zeit erfassen sollen, wenn der größte Vorteil von New Work darin besteht, dass Mitarbeiterleistung nicht mehr nach reiner Anwesenheit bestimmt wird?
Aber vielleicht könnte man auch hier umdenken und Planung und Zeiterfassung für die eigene Selbstkontrolle sehen und nutzen. Die Zeiterfassung kann uns bewusst machen, wo wir uns verzetteln, um zu lernen wie wir effizienter werden können. Das kann gelingen, indem man sich bewusst macht, wie viel Zeit man in welche Tätigkeiten investiert hat. Aber nicht nur Zeitfresser können dabei aufgedeckt werden, wenn die Zeit auf Aufgaben erfasst wird, auch Arbeitsabläufe im Team können angepasst und verbessert werden. So ist es mit Zeiterfassung klar ersichtlich, wenn zu wenig Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten und beispielsweise die Personalkapazität erhöht werden muss. So können Aufträge termingerecht abgeschlossen werden und Zeiterfassung schützt so auch vor einer möglichen Überforderung von Mitarbeitern.
Und wollen nicht gerade auch agile Teams Zeit in Projekte investieren, die das Unternehmen auch tatsächlich voranbringen? Somit könnte man Zeiterfassung auch als unersetzliches Instrument für eine ständige Verbesserung unserer Produktivität sehen und nicht als Kontrollinstrument seitens des Managements.
Bürokratie und Verwaltungsaufwand werden erhöht
In einer agilen Arbeitswelt soll Bürokratie abgebaut und Verwaltungsaufwand reduziert werden um noch effizienter zu arbeiten. Kritiker der Zeiterfassung sehen diese aber nur als lästiges bürokratisches Instrument, das zusätzlichen Verwaltungsaufwand erzeugt.
Aber vielleicht haben viele noch eine antiquierte Vorstellung von einer Zeiterfassung. Heutzutage gibt es zig moderne, digitale Möglichkeiten die Arbeitszeit zeit-, orts- und geräteunabhängig per Klick, im Vorbeigehen mit Chip/Karte am Terminal oder mobil per Smartphone zu erfassen, ohne dabei beim Arbeitsablauf unterbrochen zu werden. Auch die Verwaltung der Arbeitszeiten wie beispielsweise diverse Mitarbeiterauswertungen, die Verwaltung verschiedener flexibler Arbeitsmodelle, die Lohnverrechnung uvm. werden mit einer modernen Software zur Zeiterfassung sogar erleichtert. Viele Kunden, die im HR-Bereich ihres Unternehmens tätig sind, berichten uns, dass sie seit der Einführung einer digitalen Zeiterfassung ihren Administrationsaufwand in der Personalverwaltung deutlich senken und mehr Zeit für andere wichtige Bereiche im Human Ressource gewinnen konnten.
Fazit
So wie ich das beim Lesen diverser Artikel über agiles Arbeiten verstanden habe, sind agile Teams nicht wegen dem Einsatz von diversen agilen Methoden oder Tools erfolgreich. Sie sind deshalb erfolgreich, weil sie die richtige Haltung haben und ein gemeinsames Verständnis von Arbeit auf Augenhöhe entwickelt haben. Diese Teams wählen die richtigen Methoden um erfolgreich zu sein, das bedeutet nicht, dass sie erfolgreich sind wegen der Methoden.
Auch bei einer Erfassung der Arbeitszeit ist immer noch Selbstorganisation und Selbstbestimmung über Arbeitszeit möglich. Sie kann sogar für Transparenz sorgen und die Einhaltung arbeitsvertraglicher Verpflichtungen erleichtern, um Konflikte gar nicht erst entstehen zu lassen.
Dass heutzutage, mit den modernen, unkomplizierten Möglichkeiten die Zeit zu erfassen und zu verwalten, der Bürokratieaufwand steigt und Effizienz verhindert wird, ist wenig nachvollziehbar.
Vielleicht brauchen wir auch rund um das Thema Zeiterfassung ein Umdenken. Hier erlaube ich mir auch nochmals Britta Redmann zu zitieren:
Agile Zeiterfassung beginnt auch vor allem im Kopf.
Quellen:
https://newworkblog.de/new-work/