Julia Collard & Sven Schnitzler
Wie tickt Deine Organisation?

Wie tickt Deine Organisation?

Das Thema „Organisation“ würde – das war uns von Anfang an klar  – auch für einen Jahresredaktionsplan auf #netzwerkblog reichen. Trotzdem haben wir versucht, einmal mit den Beiträgen von Sebastian Kolberg über Silos und Inseln, Christoph Thomas zur Kommunikation in IT Projekten, Michael Schenkel über Vorsätze und Ziele und Britta Redmann über Recht und Gefühle im Transformationsprozess spezifische Punkte dazu rauszupicken und wollen vor allem Euch dazu auffordern selbst darüber nachzudenken, wie Eure Organisation tickt und was Ihr dazu beitragt.

Dazu geben wir Euch ein paar Beispiele mit auf den Weg, die uns in der letzten Zeit gezeigt haben, dass wir zwar manchmal schon auf Sprint-, manchmal aber auch noch ganz schön auf Standuhr-Niveau ticken…

Standuhr

Unsere Azubis rotieren – wie vermutlich überall – durch alle Abteilungen des Unternehmens. In unserem Bereich (ursprünglich drei Abteilungen, inzwischen aber fast schon ein durchlässiges Gesamtteam) dürfen sie sich aussuchen, an welchem Projekt sie teilnehmen wollen. Zuletzt war das die Vorbereitung einer großen Messe. Wochenlang wurde geplant, kreiert, gebrainstormed, gebastelt. Da war eine Menge Chaos, aber auch mindestens genauso viel Spaß dabei.

Blöd – die Phase der Auszubildenden in unserem Bereich endete 2 Wochen vor der eigentlichen Messe. Ein Gespräch mit der Verantwortlichen und der Folgeabteilung verhieß nichts Gutes – „ist so nicht vorgesehen“; „wir brauchen jede Arbeitskraft“, „immer Sonderwünsche“.

Es hat schließlich gepasst – aber die Diskussion war zeitaufwändig, unschön und kein Stück lösungsorientiert. Wie sollen Teams den Fokus auf ein Projektziel setzen können, wenn sie ggf. das „Endprodukt“ gar nicht mit feiern dürfen (umgekehrt natürlich auch für eine Pleite einstehen müssen)? Wie sollen sie lernen Verantwortung zu übernehmen?

Und es hinterlässt noch einen faden Beigeschmack: die Motivation der Kollegin in der nächsten Ausbildungsphase wird vielleicht nicht mehr die gleiche sein…

Armbanduhr

Unsere Abteilung ist über drei Standorte verteilt, enge Verbindungen haben wir zu noch weiteren 2 Standorten – alles national, insofern kein riesengroße Akt, aber gerade im Mittelstand doch auch eher ungewöhnlich. Teams denken (noch) nicht in mobilen Arbeitsplätzen. Die Geschäftsführung erst recht nicht. Eigentlich kommt jeder morgens gerne in „sein“ Büro“, zu „seinem“ Platz und zu „seiner“ Topflanze. Und es sind auch ganz junge Menschen – die angeblich so dynamische Generation Z, die genauso tickt. Auf unsere Frage, wie die (doch auch mal ergebnislosen) Skype-Brainstorming-Runden und die Zusammenarbeit zwischen den Standorten noch verbessert werden können, mussten wir uns bei der Antwort: „Na, unser Büro müsste schöner sein“ ein Lachen doch verkneifen. Mitarbeiter in Organisation müssen Armbanduhren sein, die an allen Plätzen ticken können und die immer „am Mann“ sind. Wir sind das. Und auch wenn wir über jeden Stau im Ballungsraum Köln/Düsseldorf stöhnen: es ist geschenkte Zeit zum Austausch, da wir zu zweit unterwegs sind. 

Kurzzeitwecker

Alltagsgeschäft. Meist freuen wir uns, dass kein Tag so ist wie geplant, manchmal hätten wir es auch gerne anders. Das liegt nicht nur alleine daran, wie die Projekte laufen, sondern auch daran, wie unsere Verfassung an dem Tag ist. Der Takt im Marketing und Vertrieb ist unglaublich hoch. Die Kombination aus immer neuen Projekten und dem HR für 40 Mitarbeiter lässt die Zeit fliegen. Umso wichtiger, dass die Teamstruktur so aufgestellt ist, dass innerhalb der einzelnen Projekt- und Arbeitsgruppen autark entschieden werden kann. Wir sind ein Netzwerk aus Kurzzeitweckern.

So entfallen Warte- und Pausenzeiten. Die entstehen in unserer Organisation leider nach wie vor immer dann, wenn es um Abstimmungen über eine Abteilung hinausgeht. Dann werden wir vom Kurzzeitwecker zur Standuhr. Das fühlt sich an, als hält jemand die Zeiger fest. Nicht gut, denn dann entstehen Widerstände. Und das Uhrwerk geht kaputt. Sand im Getriebe…

Und das liegt nicht daran, dass es Entscheidungen zu treffen gäbe, die eine derartige Wartezeit notwendig machen. Es liegt schlicht an unterschiedlichen Auffassungen, fehlender Abstimmung und – wie so oft – mangelhafter Kommunikation.

Darauf, dass das innerhalb unseres Bereichs inzwischen echt oft klappt – Zeit läuft rasend schnell ab, wird neu aufgezogen, der nächste Wecker klingelt und das immer wieder neu – sind wir stolz.

Stoppuhr

Der Begriff täuscht – die Stoppuhr misst Hundertstel und Tausendstel Sekunden. In manchen Situationen muss uns als Mitarbeiter auch dies auszeichnen – insbesondere als Führungskräfte. Wie oft am Tag kommt jemand ins Büro und braucht „sofort“ eine Entscheidung (die er vielleicht auch selbst treffen könnte…).

Wir können nicht ständig Stoppuhren sein, weil alleine der Blick auf die rasende Zeit uns die Möglichkeit zum Nachdenken und Sortieren nehmen würde. Aber es gibt Momente, da müssen wir unmittelbar entscheiden und da brauchen wir die Fähigkeit des absoluten Sprints.

Der braucht Gespür für den Moment und das passend Bauch- zum Zeitgefühl.

Sanduhr

Vielleicht wäre es manchmal ganz gut, wenn wir uns in Meetings Sanduhren auf den Tisch stellen. Bei keiner anderen Uhr sieht man optisch so deutlich, wie Zeit verrinnt. Als ständiger Reminder daran, strukturiert und effizient zu arbeiten.

Und auch, um sie auch wegpacken zu können, wenn wir uns explizit Zeit nehmen möchten. Bei Mitarbeitergesprächen zum Beispiel. Die setzen wir für eine fixe Zeit an –  bei den Trainees in kurzen Abständen im Jahr und für 30 Minuten, bei den festen Mitarbeitern in größeren Abständen und für 60 Minuten. Aber da gibt es den Moment, in dem eine Kollegin in Tränen ausbricht, weil sie doch noch etwas ganz anders loswerden will und wir jede Zeitvorgabe zur Seite packen. Oder den Moment, in dem ein Teammitglied nicht vorbereit ist oder einen „schlechten Tag“ hat – da ist ein Gespräch dann auch mal nach 5 Minuten auf einen neuen Termin verschoben. Da ticken wir im Doppel sehr ähnlich und verständigen uns schnell auf unser Zeitsystem.

So möchten wir ticken

Organisationen agieren und lernen dann besonders schnell, wenn wir selbst flexible Kurzzeitwecker sind – Planungen, Prozesse, Projektsteuerung: alles schön und gut. Aber wenn wir uns minutiös an solche (am besten noch niedergeschriebenen) Abläufe halten, dann wird unser Organisation, dann werden wir selbst es künftig immer schwerer haben. Standuhren sind echt unbeweglich. Das passt nicht in eine Arbeitswelt mit immer neuen Einflüssen, Erfindungen und Anforderungen.

Sie sind umgekehrt zuverlässig und standhaft – die Eigenschaften dürfen wir mitnehmen.

Sonst möchten wir Kurzzeitweckerarmbanduhren sein. Mobil, beweglich und schnell. Die Snooze Taste dürfen wir auch mal drücken – um ein bisschen Zeit zu gewinnen.

Die Organisation kann nur so ticken wie ihre Mitarbeiter. Sie ist ein Uhrwerk aus ganz vielen Rädchen und geht mit der Zeit.

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