Julia Collard & Sven Schnitzler
StartUp & die Sache mit den Steuern oder 20 € zu viel gezahlt

StartUp & die Sache mit den Steuern oder 20 € zu viel gezahlt

Tipps für Existenzgründer

Es gibt sie in zig Varianten – die Tipps für Existenzgründer zur Unternehmensform, zur Besteuerung und zum Business Planning.

Haben wir gelesen, uns unser Idealprogramm zusammengestrickt und losgelegt. Was wir von ganz vielen StartUps und Selbstständigen in unserem Netzwerk gefragt wurden: schreibt doch bitte auf #netzwerkblog auch mal über diese ganzen formalen Punkte, die man als Gründer berücksichtigen sollte. Mal ganz praktisch und ehrlich.

Tipps aus erster Hand

Passt für uns perfekt zum Wissensnetzwerk, aber nur mit Tipps aus erster Hand. Wie gut, dass es neben den sozialen auch die realen Netzwerke und Kontakte gibt.

Dazu gehört Marcus Mota, Steuerberater und Gründer der Kanzlei ReetzMota in Köln. Mit 20 Jahren Berufserfahrung auf jeden Fall Experte auf beiden Gebieten – Steuern und Existenzgründung.

Wir haben vorab eine bunte Frageliste erstellt und haben uns voller Elan ins Büro am Hohenzollernring aufgemacht. Und dann die erste Gegenfrage:

„Warum habt Ihr ein Gewerbe angemeldet?“

Wir sind selten sprachlos, aber da haben wir uns schon einigermaßen perplex angeguckt. Das mussten wir doch?! Und ab dem Moment war absolut klar: das wird ein richtig spannender #netzwerktalk für uns!

Vielen Dank Marcus, für die professionelle Fragestunde!

Unternehmen gegründet, alle Ausgaben laufen ab jetzt darauf. Also erstmal zwei dicke Dienstwagen, oder?

Welche Ausgaben in der Einnahmen-Überschussrechnung – das ist die für uns geeignete Form der Kostenaufstellung (eine Kapitalgesellschaft mit Bilanzierungspflicht sind wir definitiv nicht und ganz sicher gleichberechtigt beteiligt – komme was wolle. 60.000 € Gewinn – leider noch negativ ☺) – auftauchen, bestimmt ganz klar der reguläre Geschäftsbetrieb. Social Media, Content und Online Beratung, Storytelling & Bloggen – alles freiberufliche Tätigkeiten (und kein Gewerbe ;-). Kosten können also für alles anfallen, was genau damit zu tun hat. Und klar – wir könnten die Leasingraten für 2 Autos auf die GbR laufen lassen. Aber nur zu Lasten der Liquidität. Und genau das ist es, was erst einmal Ziel jedes Startups sein muss: Mehr Einnahmen als Ausgaben zu haben. In unserem Fall starten wir ohne nennenswerten Investitionskosten. Wir sind unser Business.

Das sieht oft anders aus. Trotzdem gilt immer: Zahlungsfähigkeit sicherstellen. Nur betriebsnotwendige Kosten verursachen. Und dazu gehören sicher nicht die Dienstwagen.

Welche Kosten sollte man aber nun tatsächlich über das Unternehmen laufen lassen?

Wohl aber die Reisekostenabrechnung zu Kundenterminen und die für Kundengespräche anfallenden Mobilfunkkosten. Kosten für Ausstattung (Technik), Fachliteratur, Konferenzen.

Welche Ausgaben sind „No Go´s“?

Schließt auch wieder unmittelbar an die Liquiditätsplanung: Aus der eigenen Perspektive, die auf den Erfolg des Unternehmens abzielen muss, sollte mutig, aber vorsichtig gewirtschaftet werden. Was ich mir selbst nicht „leisten“ würde kann ich mir auch nicht leisten, wenn ich selbstständig bin. Zumindest in den seltensten Fällen.

Die Mitgliedschaft im Golfclub, um neue Kunden zu akquirieren wird kaum als betriebsnotwendig angesehen werden…

Und selbst wenn wir den Business Anzug nicht jeden Tag tragen: er gehört zu unserem Privatvergnügen, Kosten für das häusliche Arbeitszimmer sind hingegen schon dann steuerlich relevant, wenn einem ansonsten kein Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Gibt es Formalia, die wir bei der Rechnungsstellung an die Kunden beachten müssen?

Klar gibt es die – alles andere wäre ja auch zu einfach. Rechnungen müssen sinnvoll nummeriert sein. Dabei muss die erste Rechnung nicht die Nummer 1 tragen. Mag sein, dass der erste Kunde stolz darauf ist, kann aber auch sein, dass er nicht das „Versuchskaninchen“ sein will. Also – dem Start mit Eurer Glückszahl steht nichts im Wege, danach muss es logisch weitergehen. Was ja nicht zuletzt im eigenen Interesse so sein sollte.

Eine Bankverbindung, die Steuernummer, die Unternehmensdaten sowie die Leistungsbeschreibung und das Datum der Leistungserbringung müssen auch auf die Rechnung.

Firmenkonto – ja oder nein?

Ganz klares JA!! Seriös, ordentlich und letztlich auch einfacher. Erst recht, wenn man nicht alleine gründet. Denn wird eine Aktivität, die zum Unternehmen gehört, von Eurem Privatkonto getätigt, heißt dies für Euer zuständiges Finanzamt automatisch, dass es ebenfalls ein Geschäftskonto ist und alle Ein- und Auszahlungen, wenn nötig, offengelegt werden müssen.

Was gibt es bei der Einnahmen- Überschuss-Rechnung zu beachten?

Ganz einfach gesagt: Für die Buchhaltung reicht ein Schuhkarton. Ein ordentlich sortierter und vollständiger Schuhkarton. Denn wenn alle Belege und Rechnungen richtig erstellt werden – das ist das Relevante – dann enthalten sie auch alle notwendigen Informationen. Steuernummer, Anschrift der GbR, Namen der GbR (das ist dann richtigerweise bei uns auch Julia Collard & Sven Schnitzler GbR – auch wenn wir Doppel[t]spitze sind).

Eine übersichtliche Excelliste mit Brutto- und Nettowerten ist ausreichend. Originalquittungen müssen trotzdem behalten werden – wenn nicht im Schuhkarton, dann im Ordner oder digital in einer unveränderlichen Version (geschütztes PDF).

Kleinunternehmerregelung – ja oder nein?

Pauschal kann man das natürlich nicht sagen. In unserem Fall: eher nicht. Und zwar nicht, weil wir im ersten Jahr schon Millionen machen werden (und der Umsatz als Kleinunternehmer auf 17.500 € gedeckelt ist), sondern weil letztlich nur der Respekt vor der Umsatzsteuervoranmeldung im Weg steht. Und die ist vom Aufwand her so gering, dass wir uns weder den Stempel des Kleinunternehmers (wollen die das gar nicht ernsthaft und richtig machen?) noch die Umsatzgrenze auferlegen sollten – Think big☺. Unsere ersten Kunden haben uns das übrigens schon gedankt, dass wir Umsatzsteuer ausweisen und sie als Unternehmer das wiederum als Vorsteuer vom Fiskus erstattet bekommen.

Wie sieht es allgemein für den Bereich Marketingdienstleistung aus & hast Du Erfahrungen aus dem Bereich Social Media Beratung?

Sicher, das sind noch Felder die sich schnell verändern – aber als Akademiker (wir bieten eine Leistung an, die nicht jeder per se selbst erledigen könnte) und in der Beratung sind wir Freiberufler. Persönliches Coaching ist eine freiberufliche Tätigkeit, das Design von Websites eine künstlerische und damit freiberufliche Tätigkeit, das Recherchieren und Schreiben der Blogtexte eine journalistische und ebenfalls freiberufliche Tätigkeit.

Andere Tätigkeiten können wir uns im Moment nicht vorstellen – und daher ist Form der Freiberufler GbR (die wir eben nur beim Finanzamt hätten anmelden müssen, nicht als Gewerbe – die 20 € werden wir immer schmerzlich bedauern!) unsere Unternehmensform.

Wie sieht überhaupt so eine Steuererklärung für uns aus? Zusammen? Getrennt?

Ganz eindeutig: eine Steuererklärung für die GbR; der Gewinn wird dann in den persönlichen Steuererklärungen angegeben. Also: Erst zusammen, dann getrennt.

Was passiert, wenn wir nur Verluste machen?

Erstmal nichts – die Frage ist natürlich dann, was das Ziel der Unternehmung ist – wenn wir immer persönlich zuschießen müssen, dann müssen wir uns das auch leisten können.

Wir sind Doppel(t)spitze – schon bevor es das Unternehmen gab. Wir wollen #netzwerkblog aufbauen, ausbauen und bekannt machen – schon vor der ersten Kundenanfragen. Alles was jetzt gerade passiert ist großartig. Aber wir wünschen uns durchaus (und stecken alle Energie rein) dass es unser Business wird. Ohne Verluste.

Weil wir dafür, damit und davon leben wollen.

Gibt es eine Grenze, aber wann der Gewinn steuerrechtliche Auswirkungen hat?

Das steuerliche Existenzminimum liegt bei knapp über 9.000 €. Aber wenn die Einkünfte aus der unternehmerischen Tätigkeit mit anderen, inkl. die des Ehepartners zusammentreffen, dann macht sich auch 1 € bemerkbar, und das in beide Richtungen, denn Verluste reduzieren das steuerpflichtige Einkommen.

Was ist Dein ultimativer Ratschlag?

Die betriebswirtschaftlichen Zahlen im Auge behalten, damit man gerade um den Jahreswechsel steueroptiert handeln kann.

Wir sind ein ganzes Stück schlauer jetzt – frag den Profi, wenn Du unsicher bist. Das ist auf jeden Fall unsere Lesson Learned. Klar, wir können uns vieles selbst erschließen – aber so geht es doch viel schneller und vor allem ist der persönliche Austausch nachhaltiger, flexibler und individueller. Wenn Ihr also Fragen habt – Marcus Mota ist der Steuerexperte unseres Vertrauens. Wenn wir ihn regelmäßig brauchen haben wir es geschafft.

Herzlichen Dank für diesen #netzwerktalk, Marcus!

Autorenprofil

Marcus Mota (Steuerberater) ist 1969 in Köln geboren. 

Nach dem Abitur und einem anschließenden einjährigen Wehrdienst in Portugal studierte Herr Mota Betriebswirtschaftslehre an der Universität zu Köln.

In den folgenden 3 Jahren war Herr Mota in einer Steuerberatungskanzlei und als Jahresabschlussprüfer für die Rheinisch-Westfälische Wirtschaftsprüfung GmbH (Konzernkreis PriceWaterhouseCoopers AG) im Prüfungs- und Revisionswesen tätig.

Ende 1998 absolvierte Herr Mota das Steuerberaterexamen und gründete im Anschluss die Sozietät mit Herrn Reetz.

Mehr Infos: ttps://www.reetzmota.de/

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