Julia Collard & Sven Schnitzler
Kommunikation vor, über & in IT Projekten

Kommunikation vor, über & in IT Projekten

#28 Gastbeitrag von Christoph Thomas, demicon

Mein Laptop spielt gerade “Easy like Sunday morning” als ich anfange, diesen Post zu schreiben. Ich hoffe, es wird Dich nicht überraschen, dass das Thema Kommunikation vor, über und vor allem in IT-Projekten meist nicht “easy like Sunday morning” ist. Lasst uns daher zunächst einen Blick darauf werfen, was alles schief/”normal halt” laufen kann und dann eine Vision entwerfen, wie wir uns “easy like Sunday morning” fühlen können beim Projekte rocken.

Wir brauchen diese dringend, damit die Digitalisierung nicht mehr als alleinige Aufgabe der IT-Abteilung betrachtet wird!

Szenario 1 – STATUS QUO

Worüber wird üblicherweise vor IT-Projekten gesprochen?

Ganz klassisch (und leider oftmals auch noch heute) wird vor Projektstart ein Tauziehen zwischen dem Einkauf des Auftraggebers und dem Vertrieb des Dienstleisters veranstaltet. In der Regel übersendet der Einkauf ein Lastenheft und möchte dafür ein Angebot, welches er dann versucht für das Unternehmen zu optimieren.

Soll heißen: er versucht ein früheres End-/Lieferdatum, geringere Kosten und maximale Abdeckung des Lastenhefts abzusichern. Der Vertrieb auf der anderen Seite versucht möglichst hohe Tagessätze/Umsätze, ggf. ein späteres Start/Enddatum (bei hoher Auslastung der aktuellen Kapazität) sowie Unschärfen im Lastenheft für etwas Freiheiten im Projektverlauf zu erreichen.

Oftmals hat der Dienstleister zu diesem Zeitpunkt nur wenig mit dem eigentlichen Projektteam gesprochen bzw. selbst wenn hat der Einkauf oftmals scheinbar das Sagen und geht häufig vor allem nach dem Preis, gerade wenn das interne Projektteam keine klaren Ansagen macht. In manchen Dienstleistungsunternehmen soll der Vertrieb auch vorher nicht mit dem potentiellen Projektteam gesprochen haben – das kenne ich zum Glück nur vom Hörensagen.

Die Konsequenz: auf beiden Seiten haben Personen hart miteinander verhandelt, die sich im weiteren Projektverlauf in der Regel nicht noch einmal begegnen können – was hält sie also davon ab alles zu geben und sich zum Wohle ihres Arbeitgebers gegenseitig zu zerfleischen und ein bisschen ihr Ego zu polieren? “Was hab ich den Dienstleister heute wieder gedrückt, bin ich ein toller Hengst” – würde ich so agieren, wenn ich mich morgen und die nächsten zwei Jahre mit dem Dienstleister an den Tisch setzen müsste, um das Projekt gemeinsam zu rocken?

Wie wird üblicherweise über IT-Projekte gesprochen?

In der Regel findet die Kommunikation über IT-Projekte sehr kennzahlenbasiert statt. Üblicherweise wird dabei über die Nutzeranzahl, Projektlaufzeit, Projektbudget/kosten, Aufwände etc. gesprochen. In der Kommunikation nach “außen” werden dann “bahnbrechende Changeprojekte” oder “Reibungsarme Rollouts” gefeiert. Hinter der Nutzeranzahl stecken viele unglückliche Gesichter, die einfach vom Rollout überrollt wurden oder niemals im Projekt eingebunden waren? Könnten diese eskalieren? Ach passt, ihre Bereichsleiter bekommt unser Global Director of IT schon weggebügelt, bei unserer Kosteneffizienz…

Worüber wird üblicherweise in IT-Projekten gesprochen?

Meist findet auch die Kommunikation in IT-Projekten sehr kennzahlenbasiert statt. Sind wir in Time and Budget? Haben wir den Scope für unseren nächsten Meilenstein schon klar? Ist er erreicht? Dabei spricht hoffentlich das Projektmanagement mit allen im Projektteam. Gehört da vielleicht sogar jemand von den Stakeholdern/Business Units, der internen IT, dem externen Consulting und gar dem Sponsor (Bonuspunkte: jemand aus dem Projektteam wird das Ergebnis hinterher nutzen) dazu?

Eher nein bzw. sind die Abgesandten oftmals noch Mitglied in x anderen Projekten.

Dabei liegt ein umfangreiches Lastenheft vor und es wird ganz viel geredet.

Kennst Du die Songzeile von den Ärzten “Solang die Leute reden, machen sie nichts Schlimmeres”? Naja, sie machen auch nichts Besseres – mit einem “Jetzt müssen wir aber!” vom Sponsor/Management wird dann schnell noch was zusammengeschustert und ohne Blick auf den User (der würde zusätzlichen Aufwand verursachen und das Projektziel gefährden) mit nur einem Jahr Verzug ausgerollt. Minimum Viable Prototype? Fehlanzeige. Minimum Viable Bureaucracy? Wir wissen doch nicht mal wer was entscheiden kann bei diesem komplexen Projekt – warten wir mal bis “die da oben” sich sortiert haben.

Fazit Status Quo

In einem solchen Projekt ist die folgende, von Christian Müller am ersten Februar bei Twitter geteilte Situation nicht unwahrscheinlich (an dieser Stelle die besten Wünsche an Dich, lieber Christian und toi toi toi!):

Mein persönliches Fazit zum Status quo:

ich spiele solche Spielchen nur solange mit bis klar ist, ob die zum Scheitern/Unglücklichsein verurteilte Struktur/Vorgehensweise gewollt oder veränderbar ist. Ist sie nicht veränderbar sind mit dem Projekt nur viele Falten und graue Haare aber kein noch so kleiner Blumentopf zu gewinnen. Dafür ist mir meine Zeit zu wertvoll – meine Beratungsleistung kann nur zum Tragen kommen wenn der Kunde auch beratbar ist, d.h. Veränderungswillen besitzt.

Lasst uns daher nun lieber einen Blick darauf werfen wie es anders gehen könnte.

Szenario 2 – FUTURE OF IT

Worüber sollten wir vor IT-Projekten reden?

Scheinbar ein No-Brainer: Wir sollten die Basis für ein erfolgreiches Projekt legen. Doch die Umsetzung ist meist schwieriger/schmerzvoller als gedacht. Wir sollten über folgende Punkte sprechen und uns einigen/vorerst festlegen wie wir im Projekt loslaufen wollen:

  • Spielart: wie agil wollen wir vorgehen? Sind Scope oder Projektende gesetzt?
  • Mindset: was sind unsere tiefen, zugrundeliegenden Überzeugungen und Glaubenssätze? Können wir mit diesen reflektiert umgehen und “erwachsen” miteinander im Projekt kommunizieren – und vielleicht sogar noch kindliche Freude und Neugier mit einbringen?
  • Userzentrierte Methoden: welche Methoden mit Blick auf den Endnutzer wollen wir zum Einsatz bringen, z. B. Prototyping oder gar Design Thinking etc.?
  • Klare und schnelle Entscheidungen: wie sind unsere Entscheidungswege und wie halten wir unser “decision delays” (teuer und häufig Grund für gescheiterte Projekte) gering?
  • (Finanzielle) Rahmenbedingungen: in welchen Rahmenbedingungen bewegen wir uns und was sind unsere Freiheitsgrade/was können wir pragmatisch bei Bedarf anpassen/ausgeben etc.?

Außerdem sollte ein stimmiges Projektteam (dazu später mehr) zusammengestellt werden, das sich bereits mit den oben genannten Punkten ausreichend auseinandersetzt.

Wie sollten wir über IT-Projekte reden?

Erstmal: auf jeden Fall nicht nur kennzahlenbasiert – und vor allem nicht nur mit den oben genannten Kennzahlen wie Useranzahl, Budget etc. Mich interessiert bei einem Projekt immer:

  • Warum machen wir uns den ganzen Stress, was ist unser Mehrwert?
  • Was bewirken wir für unsere User und unser Unternehmen?
  • Was ist uns dabei wichtig und was ist unser Elevator Pitch?
  • Warum glauben wir daran, dass wir damit einen Unterschied machen/etwas bewegen?
  • Wie bekommen wir all das an unsere User und Stakeholder kommuniziert (Spoiler-Alarm: Userzentrische Methoden/starke Einbindung von Usern ins Projekt nimmt uns da einige Sorgen)?

Worüber sollten wir in IT-Projekten reden?

Werfen wir erstmal einen Blick auf ein stimmiges Projektteam. Dieses besteht meiner Meinung nach aus:

  • IT
  • Consulting
  • Stakeholdern, auch ggf. direkte User, nicht nur deren “Entscheider”
  • Sponsor
  • echtem Teamverhalten/gemeinsamer Arbeit für ein gemeinsames Ziel

Da dieses Team auf die oben genannte Basis für ein erfolgreiches Projekt bauen kann, sind folgende, dem Projekterfolg und persönlichen Wohlempfinden/persönlicher und Unternehmensentwicklung sehr förderlichen Punkte im Projekt möglich/umsetzbar:

  • Entscheidungen: statt ewiger Meetings und Eskalationen gibt es klare und schnelle Entscheidungen und Verantwortlichkeiten – so kann es wirklich vorangehen statt sich endlos mit Politik beschäftigen zu müssen.
  • Kommunikation: wir können offen und ehrlich miteinander sprechen, auch nach außen und wertschätzend und echt miteinander umgehen, ohne Masken und doppelten Boden.
  • Ein Team: wir sind ein Team und haben ein Ziel – wir sind nicht Abgesandte verschiedener Abteilungen, die jeweils für ihr Silo kämpfen und sich dabei versuchen, möglichst nicht die Hände schmutzig zu machen (“Toll Ein Anderer Machts” ist schließlich lange vorbei).
  • Iteratives Vorgehen: wir können in Minimum Viable Products und Iterationen denken – was ist der nächste plan- und gangbare Schritt, mit dem wir wieder Feedback bekommen/lernen und weiter navigieren können?
  • Vertrauen: mit unseren kontinuierlichen Ergebnissen erarbeiten wir uns Vertrauen von außen und können unser im Team gegebenes Vorschussvertrauen auf eine solide Basis stellen und weiter ausbauen.
  • Transparenz: weil wir wirklich etwas bewegen und jedes Feedback wertvoll sein kann können wir auch transparent sein und offen und ehrlich über das Projekt und unsere Gedanken/Fragestellungen sprechen – wenn wir damit eine gute Basis im Unternehmen gewinnen müssen wir später kein aufwändiges “Projektmarketing” betreiben, um das Projekt doch noch als Erfolg und den Usern als “Heilsbringer” verkaufen zu können.
  • Sinn und Wirksamkeit: mit all dem erreichen wir echten Sinn und Wirksamkeit – wir veranstalten keine Powerpoint -Schlachten sondern erzielen beständig erlebbare Ergebnisse mit Commitment und hoher Gewissheit, dass diese relevant, sinnvoll und wirksam sein werden.
  • Lösungs- und Userfokussierung: das liegt nicht zuletzt an einem wichtigen Bestandteil unseres Mindset, der Lösungs- und Userfokussierung. Wenn unser User etwas für seine Arbeit braucht/um Mehrwert für das Unternehmen zu generieren müssen wir diesen Bedarf verstehen und mit ihm gemeinsam herausfinden, wie wir diesen am besten (aufwandsarm und mehrwertsmaximiert) und schnellsten für ihn erfüllen können.

Ganz wichtig dabei auch immer: neugierig und offen bleiben und Spaß haben – wenn es kein Spaß macht oder Du Deine Neugier verlierst könnten das gute Punkte zum Darüber reden sein!

Mein Wunsch – Fazit als IT Coach

Wie klingt diese Vision für Dich?

Wo erlebst Du sie bereits, wo geht sie Dir zu weit/nicht weit genug?

Darüber möchte ich mich gerne mit Dir austauschen.

Ich arbeite täglich in meinen Projekten daran, diese Vision erlebbar zu machen, durch meine Arbeitsergebnisse und -weise andere für diese Vision zu begeistern, Mensch sein zu können und echten Sinn und Wirksamkeit zu erzielen.

P.S. ich verstehe diese Vision als Open Source und freue mich, wenn Du diese zum gemeinsamen Wohl weiter verbreitest und ausarbeitest – vielleicht magst Du Deine Erkenntnisse ja bei Gelegenheit zurück in die Community geben – daraus kann ein toller Austausch entstehen, wie z. B. im Vorfeld zu diesem Post mit Judith Braun…

Berichte mir von Deinen Erfahrungen oder gib mir Bescheid, wenn Du diese Vision erleben möchtest - ich freue mich, von Dir zu hören (und natürlich über Shares & Likes ;))!
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