Julia Collard & Sven Schnitzler
Die häufigsten Fragen zum Thema Geld im Freiberufler Coaching

Die häufigsten Fragen zum Thema Geld im Freiberufler Coaching

#27 Gastbeitrag von Sascha Lippe

Das Thema Finanzen ist ein breites und nicht für jeden ein spannendes Thema. Aus meinem Vorleben im Finanzbereich könnte ich jetzt hier stundenlang Finanztipps geben, aber heute nehmen wir den Blickwinkel der „Du“ und „Ich´s“ da draußen ein. All die Freiberufler, egal ob sie als Coach, Berater, Journalisten, Social Media Marketer, Web Designer, aber auch als Therapeut oder Heilpraktiker unterwegs sind.

Die häufigste Fragen vor dem Start/ beim Start eines Freiberuflers im „Start up“ Coaching:

Muss ich zwingend ein Gewerbe anmelden?

Nicht, solange du einer Tätigkeit nachgehst, die du freiberuflich erbringst.

Die Liste der möglichen freiberuflichen Jobs ist lang. Du kannst dich vorab im Internet darüber informieren. Am besten hilft dir der nette Mitarbeiter in deinem zuständigen Finanzamt. Er übernimmt die offizielle steuerliche Anmeldung und hilft bei dem Ausfüllen der notwendigen Unterlagen. Am Ende bekommst du eine zuverlässige Information, ob du dein Gewerbe anmelden musst, oder nicht. Solange es kein Gewerbe ist, fällt auch keine Gewerbesteuer an.

Und nebenbei erhältst du vom Finanzamt direkt deine neue Steuernummer für deine selbständige Tätigkeit.

Wie kalkuliere ich meine Kosten?

Beginn mit einem weißen Blatt Papier. Schreibe darauf alle deine absolut notwendigen Ausgaben. Sei dabei ehrlich zu dir und so realistisch wie möglich.

Gerade für die Startphase gilt: Keine unnötigen Kosten.

Schreibe nur die Ausgaben auf, die wirklich notwendig sind. Dank der Papierform kannst du immer wieder streichen, ergänzen und verändern.

Übertrage deine Ausgaben erst in eine Einnahmen / Ausgaben Rechnung im PC, wenn du dir ganz sicher über deine Ausgabenseite bist.

Stelle dir bei jeder Position die Frage: Muss diese Ausgabe wirklich sein, und wenn ja: in dieser Höhe? Oder bekomme ich die gleiche Ausgabe günstiger dargestellt?

Denkt an die Sozialabgaben, Krankenversicherung, Altersvorsorge und monatlichen Rückstellungen für Krankheitstage (Faustformel 5 % des prognostizierten Jahresumsatzes, denn 5% der möglichen Arbeitstage sind wir Deutschen pro Jahr krank)

Vielleicht auch wichtig: Monatliche Rückstellungen für Urlaubstage (kommt auf den persönlichen Bedarf in Tagen pro Jahr an. Bsp.: 25 Tage Urlaub entsprechen bei 250 möglichen Arbeitstagen 10 % Rückstellung vom Jahresumsatz).

Deine Fixkosten wie Miete, Strom, Handy, Internet, Essen etc. laufen während Urlaub und Krankheit ja weiter. Binde dies auf jeden Fall in deine Finanzplanung ein.

Auch eine Rückstellung für die ersten Steuern solltest du haben. Ohne Gewerbesteuer fällt aber immer noch ggfs. Einkommenssteuer und Umsatzsteuer an. Für alle steuerlichen Fragen holst du dir am besten Rat von einem Experten. Er kalkuliert dann auch die Höhe der notwendigen Rückstellung.

Für die Rückstellungen bietet sich ein separates Konto an, von dem du bequem Online hin und her buchen kannst. Um Kosten zu vermeiden, schau dich nach Online- Tagesgeldkonten mit Mindestanlage von 1 Euro oder wenigen Euro um. Diese haben keine Kontoführungskosten und du hast immer einen schnellen Onlinezugriff um gegenzubuchen.

Hier ein paar Spartipps für die Startphase:

Raummiete: Benötigst du einen Raum zum Beispiel für deine Coachings? Dann schließe nicht direkt eine feste Raummiete pro Monat ab. Erkundige dich, ob du geeignete Räume pro Stunde mieten kannst.

Bei einer Raummiete von 250 Euro monatlich und einem pro Stunden Kostenpunkt von 10 Euro rentiert sich die Miete erst nach 25 Stunden. Wirst du den Raum direkt am Anfang 25 Stunden im Monat benötigen?

Vielleicht kannst du einen Teil deiner Leistung online oder beim Kunden / Klienten (z.B. als Coach oder Therapeut) erbringen. Und so wirst du zum Start wahrscheinlich nicht auf 25 Stunden im Monat Raumnutzung kommen.

Auto: Muss es am Anfang der dicke neue Wagen auf die Firma sein? Auch eine monatliche Leasingrate kann dir finanziell weh tun. Bleib da erstmal bescheiden. Der Wagen rollt auch noch später.

Statt des teuren Dienstwagens hilft am Anfang Car Sharing oder das private Auto. Die gefahrenen Kilometer könnt ihr natürlich steuerlich geltend machen. Bei Car Sharing Diensten zahlst du teilweise nur 25 Cent den Kilometer.

Hardware: Anbieter wie Microsoft und Dell haben immer wieder Angebote für Freiberufler. Du kannst dich dort registrieren lassen und bekommst bei neuen Aktionen eine Info.

Wo du nicht sparen solltest:

An einem guten Marketingauftritt: Egal ob Visitenkarten, Internetseite, Social Media Accounts oder andere Formen von Werbung: Hier darfst du nicht sparen. Werbung erzeugt Sichtbarkeit und Sichtbarkeit bringt Aufträge.

Plane in deinen Einnahmen / Ausgaben Rechnung ein festes Werbebudget ein. Manche Bereiche sind sinnvoller bei einem Experten aufgehoben. Besser als viele eigene Stunden zu opfern, um sich in ein neues Thema im Marketing einzuarbeiten.

Vielleicht willst du SEO oder Direktmarketing machen?

Schaue dir an, was du haben möchtest. Muss es eine teure Word Press Internetseite von einem Experten sein? Oder hilft am Anfang auch eine HP bei einem „Baukastenanbieter“ für kleines Geld?

Notwendige BGA: Dein tägliches Büro muss für dich zuverlässig arbeiten. Dafür benötigst du die notwendige Technik. An einem guten Laptop oder einem vernünftigen Handy solltest du nicht sparen.

Als Freiberufler solltest du auf schnelles Netz in deinem Home-Office achten. Das erspart dir eine Menge Ärger. Lieber ein paar Euro mehr für ein schnelles und stabiles Glasfasernetz, als mit einer 6000 er DSL Leitung ständig eine lange Leitung zu haben.

Wenn du aber YouTube Videos drehen möchtest, musst es nicht direkt die Ausstattung für über 1000 Euro sein. Da reicht für die erste Zeit eine kleinere Investition.

Dein Bedarf geht darüber noch hinaus. Ob Druckerpapier, Druckerpatronen, Notizblöcke, Kugelschreiber usw. – unterschätze nicht die Kosten der „Nachfüllware“

Zur Einnahmen / Ausgaben Rechnung gehören auch die Einnahmen. Wie kalkuliere ich diese?

Das kommt auf deine Preisgestaltung an. Überlege dir für den Anfang eine realistische Anzahl an Aufträgen.  Wie viele Aufträge sind in den ersten 3 Monaten / 6 Monaten / 9 / Monaten / nach 1 Jahr / nach 18 Monaten/ nach 2 Jahren etc. realistisch.

Mach dir einen 3 Jahresplan.

Ein Punkt, mit dem sich viele Freiberufler zu spät oder zu wenig beschäftigen:

Was kann und muss der Freiberufler für seine Arbeit verlangen?

Richtig gehört! Nicht was kann ich verlangen, sondern was MUSS ich verlangen.

Verkauf dich auf keinen Fall unter Wert. Gute Arbeit hat ihren Preis. Mit zu niedrigen Preisen machst du nicht nur den Markt kaputt. Du wirst ausschließlich ein extrem preisaffines Klientel anlocken. Dies ist eher schwierig als Klient und du wirst viel arbeiten, aber am Ende keinen Ertrag nach Kosten übrighaben.

Denn: Viel Arbeit bedeutet ein Anstieg von Fixkosten, wie Kosten für Technik, Kosten für Fahrtwege, außer Haus Verpflegung etc. Geiz ist hier ungeil!

Bei der Preisgestaltung kalkulierst du auf zwei Arten:

Festpreis pro Auftrag oder Stunden bzw. Tagessätze

Festpreis: Beim Festpreis kalkulierst du einen festen Preis für einen gewissen Arbeitsbereich. Sinnvoll ist dies bei Projektarbeit oder ähnlichen Bereichen, bei denen der Aufwand gut einzuschätzen ist.

Ein Beispiel wäre die Erstellung einer Internetseite mit vorheriger Absprache des Leistungskataloges. Im Prinzip kalkulierst du hier euren geschätzten Arbeitsaufwand pro Stunde + deinen vorher festgelegtem Stundensatz.

Vorteile:

  • Transparente Preise für euren Geschäftspartner. Transparente Preise lassen sich gut vermarkten.
  • Seid ihr schneller als der prognostizierte zeitliche Aufwand, steigt euer Stundensatz

Nachteil:

  • Habt ihr einen größeren zeitlichen Aufwand, sinkt euer Stundensatz.
  • Der Leistungsrahmen muss genau fixiert werden. Häufig fordern Geschäftspartner Leistung nach und wähnen sich noch im Paketpreis, obwohl ihr zusätzlichen Aufwand habt.

Stunden / Tageslohn

Die deutlich üblichere Form des Honorars im Bereich der Freiberufler ist der Stunden bzw. Tageslohn. Hier wird eben pro Stunde oder pro Tag abgerechnet. Dies ist im Coaching, in der Mediation oder in Therapiesitzungen weit verbreitet.

Wie kalkuliere ich meinen Stundensatz?

Das ist tatsächlich ziemlich einfach. Du hast ja bereits alle Kosten ermittelt. Nun nimmst du die von dir benötigten Einnahmen (Deckung deiner Kosten plus gewünschten Überschuss).

Diese gesamten Einnahmen rechnest du auf den Monat um und teilst ihn durch die realistische Anzahl an Arbeitsstunden, die du aufgrund deiner Zeit und deinen erwarteten Auftragsvolumen erzielen willst. Dann hast du einen ersten Näherungswert.

Nun kannst du dich in deiner Branche erkundigen, wie dort die aktuellen Stundensätze sind. Liegst du realistisch? Oder zu weit weg vom Markt? Dann kannst du an deiner Rechnung nochmal feilen.

Liegt dein nötiger Stundensatz zu hoch im Vergleich zum Markt?

Dann schaue nochmal auf deine Kosten. Kann hier noch was gesenkt werden? Oder kannst du die Einnahmen durch mehr Arbeitsstunden erhöhen?

Liegt dein Stundensatz unter dem Marktvergleich?

BINGO! Dann erhöhe auf den Marktpreis und freue dich auf einen kleinen Puffer, wenn deine Rechnung aufgeht.

Vorteil Stundensatz / Tagessatz: Sehr gut für dich zu kalkulieren. Du wirst immer fair bezahlt.

Nachteil: Für den Auftraggeber ist dies eher intransparent, da er meist deinen zeitlichen Aufwand nicht einschätzen kann.

Tipp: Gebe für deinen zeitlichen Aufwand einen Rahmen an.

Ein Beispiel: Die Mediation zur Lösung des Konfliktes dauert erfahrungsgemäß zwischen 10- 15 Stunden. Eine Stunde entspricht einer Zeitstunde und kostet 120 Euro.

Und nun  – nur noch alles zusammenfügen

Am Ende trägst du alle prognostizierten Einnahmen und Ausgaben in Excel ein und hast eine erste Finanzhochrechnung.

Jeweils daneben ziehst du dann eine Spalte für die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben, die du bei „Entstehen“ sofort einträgst.

So hast du in Zukunft immer eine genaue Übersicht, wo dein Finanzplan aufgeht und wo du vom Plan abweichst. Je früher du Abweichungen erkennst, desto früher kannst du dies für dich nutzen.

Autorenprofil

Sascha Lippe ist Coach, Sparringspartner und Konfliktlöser mit der Erfahrung aus 2 ganz unterschiedlichen Bereichen mit viel gegenseitiger Bereicherung

  • Sanitäter beim DRK
  • Bankkaufmann
  • Führungspositionen beim DRK
  • Bankfachwirt und Betriebswirt
  • Weiterbildungen in den Bereichen Rhetorik, Gruppendynamik, Teamentwicklungen, Führung, Change Management, Systemisches Business Coaching, Führungskräfteausbildung, Konfliktlösung, Mediation und Wirtschaftsmediation

www.saschalippe-consulting.de

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